Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających zainteresowanie członkostwem, przedstawicieli kandydatów i członków Klastra Cyfrowe Rolnictwo oraz uczestników grup eksperckich inicjatywy Cyfrowe Rolnictwo
Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych. Niniejsza klauzula obejmuje obsługę zgłoszeń zainteresowania przyszłym członkostwem, przygotowanie i prowadzenie naboru, obsługę przedstawicieli podmiotów członkowskich oraz udział w grupach eksperckich inicjatywy i Klastra Cyfrowe Rolnictwo. Klauzula obejmuje również bieżącą działalność klastra po jego uruchomieniu, w zakresie, w którym Administratorem danych pozostaje Instytut Chemii Bioorganicznej PAN.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Instytut Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk w Poznaniu, z siedzibą przy ul. Zygmunta Noskowskiego 12/14, 61-704 Poznań, tel. 61 852 85 03, e-mail: ibch@ibch.poznan.pl, zwany dalej „Administratorem”.
Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe jest jednostką organizacyjną Instytutu Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk.
Klauzula dotyczy przetwarzania danych przez Administratora w związku z koordynacją inicjatywy, przygotowaniem, uruchomieniem i bieżącą obsługą działalności klastra. Nie obejmuje automatycznie wszystkich operacji na danych wykonywanych samodzielnie przez członków klastra. Jeżeli w konkretnym projekcie, pilotażu lub innym działaniu dane będą przetwarzane przez odrębnego administratora albo współadministratorów, osoby, których dane dotyczą, otrzymają właściwą informację, określającą podmioty odpowiedzialne i zasady tego przetwarzania.
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się:
- pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Instytut Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk, ul. Zygmunta Noskowskiego 12/14, 61-704 Poznań;
- pocztą elektroniczną na adres: dpo@ibch.poznan.pl.
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- przyjęcia i obsługi zgłoszenia zainteresowania przyszłym członkostwem w Klastrze Cyfrowe Rolnictwo oraz prowadzenia kontaktu z przedstawicielami zainteresowanej organizacji;
- prowadzenia rozmów i konsultacji dotyczących modelu klastra, warunków udziału, listów intencyjnych oraz dalszych kroków związanych z przystąpieniem;
- rozpoznania potrzeb i celów zainteresowanych organizacji, oczekiwanych korzyści, obszarów współpracy oraz proponowanego wkładu, w zakresie, w którym informacje te stanowią dane osobowe;
- przeprowadzenia procedury naboru, oceny zgłoszeń i przygotowania rekomendacji oraz decyzji dotyczących przyjęcia podmiotu do klastra;
- przygotowania dokumentów przystąpienia, identyfikacji osób reprezentujących podmiot oraz obsługi kontaktów z przedstawicielami członków klastra;
- prowadzenia dokumentacji członkowskiej, dokumentowania udziału przedstawicieli w organach klastra oraz obsługi organizacyjnej i rozliczeń związanych z członkostwem;
- przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia do grup eksperckich inicjatywy lub klastra;
- oceny doświadczenia, kompetencji, specjalizacji i zainteresowań osoby zgłaszającej się oraz przypisania jej do odpowiedniej grupy tematycznej;
- organizacji i prowadzenia prac grup eksperckich, w tym ustalania ich składu, zakresu prac, terminów spotkań, zadań i rezultatów współpracy;
- prowadzenia korespondencji dotyczącej zgłoszenia, członkostwa lub udziału w grupie, w tym poprzez indywidualne wiadomości e-mail oraz właściwe grupowe listy mailingowe;
- przesyłania informacji organizacyjnych o konsultacjach, spotkaniach, wydarzeniach i działaniach inicjatywy lub klastra związanych z zakresem zgłoszenia albo udziału danej osoby;
- organizacji spotkań stacjonarnych, zdalnych i hybrydowych oraz dokumentowania udziału, w szczególności poprzez papierowe lub elektroniczne listy obecności;
- utworzenia i obsługi indywidualnego dostępu do środowiska chmurowego zawierającego dokumenty i pliki właściwe dla danej współpracy;
- zarządzania uprawnieniami do plików i usług, udostępniania dokumentów, ich wspólnej edycji oraz rejestrowania zmian i aktywności użytkowników;
- umożliwienia logowania do środowiska chmurowego za pomocą wskazanego przez uczestnika własnego konta służbowego albo prywatnego;
- zapewnienia bezpieczeństwa informacji i systemów, kontroli dostępu, prowadzenia dzienników systemowych oraz wykrywania i wyjaśniania incydentów;
- dokumentowania działalności grup eksperckich i klastra, przebiegu współpracy i jej rezultatów;
- wykonania obowiązków prawnych, w tym dotyczących rachunkowości, podatków i archiwizacji, jeżeli mają zastosowanie do danej dokumentacji;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
- publikacji indywidualnego profilu uczestnika lub jego zdjęcia na stronie cyfrowerolnictwo.pl, jeżeli osoba ta odrębnie wyrazi zgodę na takie wykorzystanie danych.
- bieżącej obsługi członkostwa po uruchomieniu klastra, w tym aktualizacji przedstawicieli i danych kontaktowych, zmiany statusu uczestnictwa, rezygnacji oraz innych rozstrzygnięć przewidzianych w umowie i regulaminie;
- organizacji prac Zgromadzenia Członków, Zarządu i innych właściwych struktur klastra, w tym zgłaszania kandydatur, wyborów, ustalania uprawnień przedstawicieli, głosowań, sporządzania protokołów oraz dokumentowania uchwał;
- inicjowania i koordynacji wspólnych projektów, przygotowania wniosków o finansowanie oraz organizacji pilotaży, testów i demonstracji – w zakresie danych kontaktowych, kompetencji i ról przedstawicieli niezbędnych do przygotowania i obsługi współpracy;
- organizacji warsztatów, szkoleń, konferencji, spotkań biznesowych i wspólnego udziału w wydarzeniach krajowych oraz zagranicznych, w zakresie danych niezbędnych do rejestracji, kontaktu i udokumentowania udziału;
- kojarzenia partnerów na ich zgłoszone potrzeby, uzgadniania współpracy, przygotowania wspólnych stanowisk i rekomendacji oraz reprezentowania uzgodnionego stanowiska środowiska;
- oceny potrzeb i korzyści członków, zbierania uwag, prowadzenia ankiet dotyczących działalności klastra, przygotowania sprawozdań oraz aktualizacji planu działania; wyniki zbiorcze będą przedstawiane bez danych pozwalających zidentyfikować respondentów, jeżeli identyfikacja nie jest niezbędna.
4. Podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. e RODO – w zakresie niezbędnym do wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym, związanych z działalnością naukową, badawczą, rozwojową, ekspercką i upowszechniającą Administratora, wynikających z przepisów ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk; podstawa ta dotyczy działań służących realizacji tych zadań, w szczególności prac eksperckich i upowszechniania ich rezultatów;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości, podatkach i archiwizacji, jeżeli dotyczą danej dokumentacji;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie, w którym przepis ten ma zastosowanie do działalności Administratora i przetwarzanie nie odbywa się w ramach wykonywania jego zadań jako organu publicznego; prawnie uzasadnione interesy obejmują obsługę zgłoszeń zainteresowania członkostwem, kontakt z przedstawicielami organizacji, przygotowanie i obsługę współpracy oraz członkostwa, a także ochronę informacji, zapewnienie bezpieczeństwa systemów i ochronę przed roszczeniami; Interes ten obejmuje także bieżącą obsługę przedstawicieli członków, organizację pracy organów klastra, przygotowanie projektów i wydarzeń, kojarzenie partnerów oraz ocenę i dokumentowanie współpracy po uruchomieniu klastra, o ile działania te nie są wykonywane w ramach zadań Administratora jako organu publicznego.
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku określonego wykorzystania danych objętego odrębną, dobrowolną zgodą, w szczególności publikacji indywidualnego profilu lub zdjęcia uczestnika na stronie internetowej.
Korespondencja dotycząca zgłoszenia, przygotowania członkostwa, udziału w klastrze lub pracach grupy jest elementem obsługi danej współpracy. Zgłoszenie zainteresowania ani udział w grupie nie oznaczają automatycznego zapisu do odrębnego newslettera marketingowego.
Potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną nie stanowi zgody na przetwarzanie danych, publikację wizerunku ani otrzymywanie informacji marketingowych. Jeżeli określone działanie wymaga zgody, jest ona zbierana odrębnie, ze wskazaniem celu i zakresu.
5. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- numer telefonu, jeżeli zostanie podany;
- nazwę reprezentowanej instytucji, organizacji lub firmy;
- zdjęcie i dane profilu przeznaczone do publikacji na stronie cyfrowerolnictwo.pl, jeżeli udzielono odrębnej zgody;
- stanowisko, funkcję lub tytuł zawodowy albo naukowy;
- informacje o specjalizacji, doświadczeniu, kompetencjach i obszarach zainteresowań;
- informacje o preferowanej grupie tematycznej i zakresie zaangażowania;
- informacje o preferowanej formie udziału w klastrze, potrzebach, celach, oczekiwanych korzyściach i proponowanym wkładzie organizacji, w zakresie stanowiącym dane osobowe;
- dane dotyczące reprezentowania organizacji, podpisy i informacje zawarte w dokumentach zgłoszeniowych, członkowskich oraz dokumentacji organów klastra;
- informacje o pełnionych funkcjach, kandydaturach, uprawnieniach do udziału i głosowania oraz udziale w posiedzeniach i podjętych rozstrzygnięciach, w zakresie wymaganym przez umowę i regulamin klastra;
- dane dotyczące roli i zaangażowania w projektach, pilotażach i wydarzeniach, potrzeb współpracy oraz odpowiedzi w ankietach, jeżeli mają charakter danych osobowych;
- treść korespondencji oraz informacje o przebiegu obsługi zgłoszenia, członkostwie i udziale w pracach grupy lub klastra;
- informacje zamieszczone na listach obecności, w tym imię i nazwisko, reprezentowaną instytucję, datę spotkania i podpis – w przypadku list papierowych;
- nazwę wyświetlaną, adres e-mail, identyfikator konta oraz inne dane związane z kontem wykorzystywanym do udziału w spotkaniach zdalnych i korzystania ze środowiska chmurowego;
- informacje o terminach dołączenia do spotkania zdalnego i jego opuszczenia;
- dane dotyczące aktywności w środowisku chmurowym, w tym informacje o dostępie do plików, ich tworzeniu, edycji, pobieraniu lub usuwaniu;
- dane techniczne, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia, data i godzina logowania oraz informacje zawarte w dziennikach systemowych.
Administrator nie wymaga tworzenia nowego prywatnego konta wyłącznie na potrzeby udziału w grupie lub współpracy w ramach klastra. Uczestnik może wskazać istniejące konto służbowe albo prywatne, pod warunkiem, że umożliwia ono uzyskanie dostępu do wykorzystywanego środowiska.
W formularzach prosimy nie podawać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, ani danych innych osób, które nie są niezbędne do obsługi zgłoszenia.
6. Lista mailingowa i widoczność danych uczestnika
W związku z korzystaniem z grupowej listy mailingowej imię, nazwisko, nazwa wyświetlana oraz adres e-mail uczestnika mogą być widoczne dla pozostałych uczestników danej grupy eksperckiej lub właściwej listy klastra.
W przypadku wskazania prywatnego adresu e-mail adres ten może być widoczny dla pozostałych adresatów korespondencji grupowej. Z tego względu rekomendowane jest wskazanie adresu służbowego, jeżeli uczestnik ma możliwość korzystania z takiego adresu.
Dane kontaktowe członków grupy nie mogą być wykorzystywane przez pozostałych uczestników do celów niezwiązanych z działalnością grup eksperckich lub uzgodnioną współpracą w klastrze ani przekazywane osobom trzecim bez odpowiedniej podstawy prawnej.
Samo zgłoszenie zainteresowania członkostwem nie powoduje dodania do grupowej listy mailingowej ani udostępnienia danych kontaktowych wszystkim partnerom.
.
7. Dostęp do środowiska chmurowego
Dostęp do plików grupy lub właściwej przestrzeni klastra będzie przyznawany indywidualnie na podstawie adresu e-mail i konta wskazanego przez uczestnika. Konto może być kontem służbowym albo prywatnym.
W związku z korzystaniem ze środowiska chmurowego imię i nazwisko, nazwa wyświetlana, adres e-mail, informacje o dokonanych zmianach oraz aktywności uczestnika mogą być widoczne dla administratorów środowiska i pozostałych uprawnionych uczestników współpracy – w zakresie wynikającym z funkcjonalności wykorzystywanego systemu.
Uczestnik jest zobowiązany do:
- korzystania wyłącznie z własnego konta;
- nieudostępniania danych logowania innym osobom;
- odpowiedniego zabezpieczenia konta;
- stosowania uwierzytelniania wieloskładnikowego, jeżeli jest ono dostępne;
- niezwłocznego zgłaszania podejrzenia utraty dostępu do konta lub naruszenia jego bezpieczeństwa.
Po zakończeniu udziału w grupie lub pełnienia danej roli w klastrze dostęp uczestnika do listy mailingowej oraz środowiska chmurowego zostanie odebrany, chyba że dalszy dostęp będzie uzasadniony kontynuowaniem współpracy w innym zakresie.
8. Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami danych mogą być:
- pracownicy i współpracownicy Administratora upoważnieni do koordynacji i organizacji inicjatywy oraz przygotowania i obsługi klastra;
- pozostali członkowie właściwej grupy eksperckiej – w zakresie niezbędnym do prowadzenia korespondencji, spotkań i wspólnej pracy nad dokumentami;
- partnerzy inicjatywy lub klastra oraz osoby uczestniczące w pracach grupy koordynującej i właściwych organów klastra – wyłącznie w zakresie niezbędnym do oceny zgłoszenia, podjęcia decyzji członkowskiej lub organizacji danej współpracy; Dotyczy to również partnerów i organizatorów konkretnych projektów, pilotaży lub wydarzeń, wyłącznie w zakresie niezbędnym do uzgodnionego działania i przy zapewnieniu odpowiedniej podstawy udostępnienia danych.
- podmiot zapewniający lub administrujący środowiskiem poczty elektronicznej, listą mailingową, spotkaniami zdalnymi albo przestrzenią chmurową;
- dostawcy usług Microsoft 365, Microsoft Entra ID, Microsoft Teams, SharePoint lub innych wykorzystywanych usług informatycznych;
- podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe, komunikacyjne, administracyjne, prawne, audytowe, archiwizacyjne lub związane z cyberbezpieczeństwem;
- organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane na rzecz Administratora działają na podstawie odpowiednich umów oraz zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora.
Zgłoszenia i dane kontaktowe nie są automatycznie publikowane na stronie internetowej. Publikacja indywidualnego profilu lub zdjęcia uczestnika wymaga odrębnej zgody. Kojarzenie partnerów nie oznacza udostępnienia pełnej bazy kontaktów wszystkim członkom; dane przekazywane są w zakresie niezbędnym do konkretnej współpracy. Udział w wydarzeniu nie stanowi automatycznej zgody na publikację wizerunku ani przekazanie danych sponsorom do marketingu.
9 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Podstawowe dane związane z korzystaniem z usług Microsoft 365 mogą być przechowywane i przetwarzane w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Ze względu na sposób funkcjonowania usług chmurowych nie można jednak wykluczyć, że ograniczony zakres danych, w szczególności danych technicznych, diagnostycznych, identyfikatorów użytkownika lub danych związanych z obsługą techniczną, będzie przetwarzany poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Administrator zapewni stosowanie mechanizmów wymaganych przez RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne odpowiednie zabezpieczenia.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.
10. Okres przechowywania danych
Dane będą przechowywane:
- w przypadku zgłoszenia zainteresowania członkostwem – przez czas obsługi zgłoszenia oraz prowadzenia rozmów i uzgadniania dalszych kroków; jeżeli nie dochodzi do członkostwa ani innej współpracy, dane są usuwane lub anonimizowane po zakończeniu tego procesu, z wyjątkiem danych wymaganych do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami;
- przez okres prowadzenia naboru do grup eksperckich lub klastra;
- przez okres reprezentowania podmiotu członkowskiego, pełnienia funkcji w organach klastra lub wykonywania zadań związanych ze współpracą;
- w przypadku przygotowania i obsługi projektów, pilotaży, wydarzeń oraz pracy organów klastra – przez czas realizacji danego działania, a następnie przez okres wymagany do jego rozliczenia, kontroli i archiwizacji, wynikający z właściwych przepisów lub warunków finansowania;
- przez okres działalności grup eksperckich i uczestnictwa danej osoby w ich pracach;
- po zakończeniu udziału – przez okres niezbędny do dokumentowania, rozliczenia i archiwizacji działalności inicjatywy lub klastra, zgodnie z przepisami prawa oraz wewnętrznymi zasadami Administratora;
- w przypadku list obecności i dokumentacji spotkań – przez okres niezbędny do udokumentowania realizowanych działań;
- w przypadku danych zawartych w systemach informatycznych, kopiach zapasowych i dziennikach systemowych – przez okres wynikający z przyjętych przez Administratora zasad retencji i bezpieczeństwa;
- w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
- w celu zabezpieczenia przed roszczeniami – przez okres niezbędny do upływu terminu ich przedawnienia, z uwzględnieniem rodzaju roszczenia i zdarzeń wpływających na bieg tego terminu.
Dokumenty stanowiące rezultat prac grupy lub dokumentację członkostwa i działalności klastra mogą być przechowywane przez okres dłuższy, jeżeli jest to wymagane przez właściwe przepisy lub niezbędne do udokumentowania działalności naukowej, eksperckiej lub organizacyjnej Administratora. Okres przechowywania jest ustalany z uwzględnieniem celu i obowiązujących zasad archiwizacji; samo zakończenie współpracy nie uzasadnia bezterminowego przechowywania danych kontaktowych. W takich dokumentach dane osobowe będą ograniczane do zakresu niezbędnego.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby, wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawa można realizować, wysyłając wniosek na adres siedziby Administratora lub na adres e-mail: dpo@ibch.poznan.pl. Możliwość realizacji żądania będzie rozpatrywana indywidualnie, z uwzględnieniem podstawy prawnej i celu przetwarzania.
12. Prawo wniesienia skargi
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa.
13. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do:
- obsługi zgłoszenia zainteresowania członkostwem i rozpatrzenia zgłoszenia do klastra lub grupy eksperckiej;
- prowadzenia korespondencji i rozmów o współpracy;
- przygotowania przystąpienia oraz obsługi przedstawicieli podmiotów członkowskich;
- udziału w pracach grup eksperckich;
- uzyskania dostępu do listy mailingowej i dedykowanego środowiska chmurowego.
Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić rozpatrzenie zgłoszenia lub udział w danym działaniu. Niepodanie danych opcjonalnych nie uniemożliwia rozpatrzenia zgłoszenia.
Zgłoszenie zainteresowania przyszłym członkostwem nie stanowi przystąpienia do klastra, nie nadaje praw członkowskich i nie powoduje obowiązku wniesienia składki. Na etapie formalnego przystąpienia dane wymagane do zawarcia umowy lub wykonania obowiązków prawnych zostaną wskazane w dokumentach członkowskich. Po uruchomieniu klastra zakres danych wymaganych do udziału w organach, projektach lub wydarzeniach będzie zależał od danego działania. Dodatkowe cele przetwarzania, w tym nagrywanie spotkań albo przetwarzanie danych badawczych, będą objęte odrębną informacją, jeżeli wykraczają poza niniejszą klauzulę.
14. Źródło danych
Dane osobowe będą pozyskiwane bezpośrednio od osoby wypełniającej formularz, prowadzącej korespondencję lub uczestniczącej w rozmowie dotyczącej współpracy.
Jeżeli uczestnik lub przedstawiciel organizacji zostanie zgłoszony przez reprezentowaną instytucję albo inną uprawnioną osobę, dane mogą zostać pozyskane od tej instytucji lub osoby zgłaszającej. Obejmują wówczas przede wszystkim imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko oraz informacje o roli i kompetencjach związanych ze współpracą.
W takim przypadku Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, informacje wymagane w art. 14 RODO, w terminach określonych w tym przepisie, chyba że ma zastosowanie przewidziany w nim wyjątek.
15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec uczestnika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.